TEKNIK PERSIDANGAN

TEKNIK MEMIMPIN SIDANG YANG EFEKTIF

Manusia adalah makhluk social (zoon politicon) yang selalu hidup  berkomunitas atau berorganisasi. Dalam kehidupan bermasyarakat inilah masalah menjadi sesuatu yang tidak bisa dihindari. Diskusi adalah cara yang paling sering digunakan dalam mengatasi masalah tersebut.

I PENGERTIAN

1. Diskusi

Diskusi atau dialog adalah sebuah proses komunikasi (informan dan reseptor)  yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara bersama sama yang bertujuan untuk:

a.      Mencari fakta, pengertian atau pemahaman bersama

b.     Mencari keputusan terbaik

c.      Mencari solusi dari masalah yang ada

Pemecahkan permasalahan dilakukan dengan jalan debat atau  saling “adu” argumentasi dalam memberikan saran, usulan, dan atau solusi terhadap permasalahan yang dihadapi. Dalam memberikan setiap argumentasi yang harus dikedepankan adalah kebenaran dan obyektifitas serta dilakukan dengan cara yang sopan, arif dan bijaksana. Kemampuan persuasi juga sangat berpengaruh dalam debat.

Jenis Diskusi

a.      Diskusi Non Formal

b.     Diskusi Ilmiah: seminar, lokakarya, dll

c.      Diskusi Pengambilan Keputusan : Rapat, Kongres, Sidang, Mubes, Konperensi, dll

2. Rapat

Rapat adalah suatu pertemuan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau kepanitiaan dalam rangka membahas agenda yang telah ditetapkan.

3. Sidang

Persidangan adalah suatu forum yang bertujuan untuk menghasilkan keputusan-keputusan dan ketetapan-ketetapan tentang berbagai hal sesuai dengan agenda yang telah ditetapkan.

4. Seminar

Seminar atau simposium adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk membahas suatu topik, dengan mendatangkan pemateri yang relevan dengan topik yang sedang dibahas.

5. Lokakarya

Lokakarya adalah suatu pertemuan yang dilakukan oleh suatu organisasi dengan tujuan untuk merumuskan program kerja yang harus dilakukan.

Perbedaan pokok antara persidangan dengan forum-forum lain seperti tersebut di atas adalah terletak pada out put yang dihasilkan. Dalam diskusi, dialog, rapat, seminar, simposium, lokakarya dll out put yang dihasilkan hanya berupa kesimpulan. Tetapi dalam persidangan out put yang dihasilkan adalah keputusan dan ketetapan yang bersifat mengikat dan harus dipertanggungjawabkan secara konstitusi.

II TEKNIK PERSIDANGAN

Permusyawaratan dalam Rapat Umum Anggota, Kongres atau Rapat Kerja membutuhkan persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir daripemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan. Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.

Teknik persidangan adalah : suatu cara atau metode yang digunakan dalam berbagai forum untuk menertibkan, melancarkan atau menyukseskan suatu proses pengambilan keputusan atau jalannya suatu persidangan.

1. Jenis – Jenis Persidangan

a.      Sidang Pleno, merupakan sidang yang diikuti seluruh peserta sidang termasuk peninjau Permusyawaratan Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang..Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan dipandu oleh Steering Committee.

b.     Sidang Paripurna, Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan.

c.      Sidang Komisi, merupakan sidang yang hanya diikuti oleh peserta sidang komisi yang ditentukan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Peserta sidang komisi diambil ditetapkan dari peserta sidang pleno. Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi. Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi yang dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan. Hasil dari sidang komisi selanjutnya dibawa ke sidang pleno untuk dibahas dan atau ditetapkan.

d.     Sidang Sub Komisi, merupakan sidang yang hanya diikuti oleh peserta sidang sub komisi. Peserta sidang sub komisi diambilkan dari peserta sidang komisi yang terkait sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Hasil dari sidang sub komisi selanjutnya dibawa ke sidang komisi dan atau pleno untuk dibahas dan atau ditetapkan.

2. Komponen –Komponen Yang Harus Ada Dalam Persidangan

a. Pimpinan Sidang adalah orang yang dipilih oleh peserta sidang untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang. Jika pimpinan sidang lebih dari satu orang, maka istilah yang dipakai adalah Presidium Sidang.

Syarat-syarat Presidium Sidang :

v  Mempunyai sifat leadership, komunikatif, persuasif, tegas, disiplin dan bertanggung jawab

v  Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan dan organisasi.

v  Peka terhadap situasi, tanggap, cermat, dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis

v  Mampu menyenangkan dan membangkitkan semangat peserta sidang

v  Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

v  Adil dan bijaksana dan menghargai pendapat peserta.

b. Peserta Sidang adalah seluruh orang yang secara syah menjadi peserta persidangan berdasarkan aturan atau tata tertib yang berlaku. Peserta sidang terdiri dari dua macam, yaitu peserta penuh dan peserta peninjau. Peserta penuh adalah peserta yang mempunyai hak bicara dan hak suara, sedangkan peserta peninjau hanya mempunyai hak bicara.

c. Penasihat Persidangan (SC)

d. Palu Sidang adalah palu yang dipakai dalam persidangan untuk “mengetuk” setiap keputusan dan ketetapan yang telah disepakati.

e. Tata Tertib Persidangan.

f. Draf Materi Sidang merupakan kumpulan materi yang akan dibahas dalam persidangan (agenda).

g. Ketetapan atau Konsideran merupakan bukti secara tertulis dari berbagai ketetapan yang telah dihasilkan.

3. Jenis – Jenis Pimpinan Sidang

a. Pimpinan Sidang Pleno adalah pimpinan sidang yang bertugas memimpin dan mengatur jalannya sidang pleno.

b. Pimpinan Sidang Komisi adalah pimpinan sidang yang bertugas memimpin dan mengatur jalannya sidang komisi.

c. Pimpinan Sidang Sub komisi adalah pimpinan sidang yang bertugas memimpin dan mengatur jalannya sidang sub komisi.

4. Interupsi

Secara terminologi interupsi berarti menyela. Kata interupsi hanya dipakai jika peserta sidang ingin menyampaikan perintah, pendapat, solusi, informasi dll pada saat sedang terjadi sebuah perdebatan atau diskusi karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.

a.   Macam-macam interupsi

v  Interupsi point of Previlage, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin minta ijin kepada pimpinan sidang untuk melakukan hal –hal yang sifatnya pribadi. Misalnya ijin keluar.

v  Interupsi point of Information, bentuk interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (misalnya informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (misalnya situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).

v  Interupsi point of Order, bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan atau perintah kepada pimpinan sidang dan atau peserta sidang yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Misalnya saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bisa.

v  Interupsi point of Justification, merupakan interupsi yang digunakan untuk menguatkan pendapat sebelumnya.

v  Interupsi point of Clarification, bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi atau pelurusan terhadap suatu pendapat pernyataan atau informasi peserta siding lainnya agar tidak terjadi penangkapan bisa ketika seseorang memberikan tanggapan.

v  Interupsi point of Solution, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan atau menawarkan suatu solusi.

v  Interruption of explanation, bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.

v  Interruption of personal, bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.

b. Pelaksanaan Interupsi

v  Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah pendapat ijin dari Presidium Sidang.

v Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan

v Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang.

5. Teknik Penggunaan Palu Sidang

a. Ketukan 3 X dipakai untuk :

v  Membuka sidang

v  Menutup sidang

v  Menetapkan suatu ketetapan atau konsideran /mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.

b. Ketukan 2 X dipakai untuk :

v  Menetapakan break (skorsing, pending atau lobiying), jika menggunakan perkalian dua. Bisaanya untuk waktu yang lama seperti istirahat, lobying, sembahyang,makan. Contoh break 2 x 5 menit.

c. Ketukan 1 X dipakai untuk :

v  Memindahkan palu sidang

v  Menerima palu sidang

v  Keputusan tiap point

v  Menetapkan break, jika menggunakan perkalian satu. Bisaanya untuk waktu yang tidak lama dan tidak menuntut peserta sidang untuk meninggalkan tempat persidangan. Contoh break 1 X 5 menit.

v  Peninjauan Kembali (PK) atau mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

d. Ketukan tak beraturan,

v  Dipakai untuk memperingatkan peserta sidang jika peserta sedang gaduh atau ramai.

Sebenarnya tidak ada ketentan baku mengenai ketukan palu sidang, data diatas adalah ketentuan yang paling banyak digunakan dalam organisasi. Di beberapa organisasi menggunakan satu ketukan untuk membuka sidang dan dua kali untuk dan memindahkan palu sidang.

6. Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang

a. Membuka sidang

“Dengan pertolongan Allah Bapa, Putera dan Roh Kudus, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok.

b. Menutup sidang

“Dengan mengucap ucapan syukur kepada Allah Bapa, Putera dan Roh Kudus, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok

c. Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.

d. Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok

e. Menskorsing sidang

“Dengan ini sidang saya skorsing selama 2 X 15 menit” tok……….tok.

f. Mencabut skorsing

“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok..

g. Memberi peringatan kepada peserta siding: Tok, tok, tok, tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

7. Quorum dan Pengambilan Keputusan

Quorum adalah batas jumlah peserta dimana suatu sidang dinyatakan sah dan dapat mengambil suatu keputusan.

a. Persidangan dinya$takan sah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftarpada Panitia (OC).

b. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak(½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan.

c. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelumdilakukan pemungutan suara ulang.

8. Aturan personalia sidang

a. Peserta
Hak peserta penuh:

v  Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

v  Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan

v  Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan

v  Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

Kewajiban peserta:

v  Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

v  Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

b. Peserta Peninjau

Hak Peninjau:

v  Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaranlisan maupun tertulis.

Kewajiban Peninjau:

v Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

v Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

c. Presidium Sidang

v  Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah atau pengurus apabila tidak membentuk kepanitiaan.

v  Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan sesuai agenda berdasarkan Tata Tertib Persidangan yang disepakati peserta.

v  Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan. Memimpin dan mengarahkan sidang agar berjalan sesuai agenda dan tata tertib .

v  Presidium Sidang harus mengambil kesimpulan dari setiap usulan, masukan dan saran peserta sidang untuk menetapkan keputusan.

9. Tata Tertib

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.

10. Sanksi

Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan sesuai dengan tata tertib yang telah disepakati.

11. Beberapa Istilah dalam Sidang

1. Skorsing, ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.

2. Pending, penundaan untuk melakukan lobiying.

3. Lobiying, ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan.