TEKNIK PERSIDANGAN

TEKNIK MEMIMPIN SIDANG YANG EFEKTIF

Manusia adalah makhluk social (zoon politicon) yang selalu hidup  berkomunitas atau berorganisasi. Dalam kehidupan bermasyarakat inilah masalah menjadi sesuatu yang tidak bisa dihindari. Diskusi adalah cara yang paling sering digunakan dalam mengatasi masalah tersebut.

I PENGERTIAN

1. Diskusi

Diskusi atau dialog adalah sebuah proses komunikasi (informan dan reseptor)  yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara bersama sama yang bertujuan untuk:

a.      Mencari fakta, pengertian atau pemahaman bersama

b.     Mencari keputusan terbaik

c.      Mencari solusi dari masalah yang ada

Pemecahkan permasalahan dilakukan dengan jalan debat atau  saling “adu” argumentasi dalam memberikan saran, usulan, dan atau solusi terhadap permasalahan yang dihadapi. Dalam memberikan setiap argumentasi yang harus dikedepankan adalah kebenaran dan obyektifitas serta dilakukan dengan cara yang sopan, arif dan bijaksana. Kemampuan persuasi juga sangat berpengaruh dalam debat.

Jenis Diskusi

a.      Diskusi Non Formal

b.     Diskusi Ilmiah: seminar, lokakarya, dll

c.      Diskusi Pengambilan Keputusan : Rapat, Kongres, Sidang, Mubes, Konperensi, dll

2. Rapat

Rapat adalah suatu pertemuan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau kepanitiaan dalam rangka membahas agenda yang telah ditetapkan.

3. Sidang

Persidangan adalah suatu forum yang bertujuan untuk menghasilkan keputusan-keputusan dan ketetapan-ketetapan tentang berbagai hal sesuai dengan agenda yang telah ditetapkan.

4. Seminar

Seminar atau simposium adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk membahas suatu topik, dengan mendatangkan pemateri yang relevan dengan topik yang sedang dibahas.

5. Lokakarya

Lokakarya adalah suatu pertemuan yang dilakukan oleh suatu organisasi dengan tujuan untuk merumuskan program kerja yang harus dilakukan.

Perbedaan pokok antara persidangan dengan forum-forum lain seperti tersebut di atas adalah terletak pada out put yang dihasilkan. Dalam diskusi, dialog, rapat, seminar, simposium, lokakarya dll out put yang dihasilkan hanya berupa kesimpulan. Tetapi dalam persidangan out put yang dihasilkan adalah keputusan dan ketetapan yang bersifat mengikat dan harus dipertanggungjawabkan secara konstitusi.

II TEKNIK PERSIDANGAN

Permusyawaratan dalam Rapat Umum Anggota, Kongres atau Rapat Kerja membutuhkan persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir daripemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan. Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.

Teknik persidangan adalah : suatu cara atau metode yang digunakan dalam berbagai forum untuk menertibkan, melancarkan atau menyukseskan suatu proses pengambilan keputusan atau jalannya suatu persidangan.

1. Jenis – Jenis Persidangan

a.      Sidang Pleno, merupakan sidang yang diikuti seluruh peserta sidang termasuk peninjau Permusyawaratan Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang..Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan dipandu oleh Steering Committee.

b.     Sidang Paripurna, Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan.

c.      Sidang Komisi, merupakan sidang yang hanya diikuti oleh peserta sidang komisi yang ditentukan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Peserta sidang komisi diambil ditetapkan dari peserta sidang pleno. Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi. Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi yang dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan. Hasil dari sidang komisi selanjutnya dibawa ke sidang pleno untuk dibahas dan atau ditetapkan.

d.     Sidang Sub Komisi, merupakan sidang yang hanya diikuti oleh peserta sidang sub komisi. Peserta sidang sub komisi diambilkan dari peserta sidang komisi yang terkait sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Hasil dari sidang sub komisi selanjutnya dibawa ke sidang komisi dan atau pleno untuk dibahas dan atau ditetapkan.

2. Komponen –Komponen Yang Harus Ada Dalam Persidangan

a. Pimpinan Sidang adalah orang yang dipilih oleh peserta sidang untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang. Jika pimpinan sidang lebih dari satu orang, maka istilah yang dipakai adalah Presidium Sidang.

Syarat-syarat Presidium Sidang :

v  Mempunyai sifat leadership, komunikatif, persuasif, tegas, disiplin dan bertanggung jawab

v  Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan dan organisasi.

v  Peka terhadap situasi, tanggap, cermat, dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis

v  Mampu menyenangkan dan membangkitkan semangat peserta sidang

v  Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

v  Adil dan bijaksana dan menghargai pendapat peserta.

b. Peserta Sidang adalah seluruh orang yang secara syah menjadi peserta persidangan berdasarkan aturan atau tata tertib yang berlaku. Peserta sidang terdiri dari dua macam, yaitu peserta penuh dan peserta peninjau. Peserta penuh adalah peserta yang mempunyai hak bicara dan hak suara, sedangkan peserta peninjau hanya mempunyai hak bicara.

c. Penasihat Persidangan (SC)

d. Palu Sidang adalah palu yang dipakai dalam persidangan untuk “mengetuk” setiap keputusan dan ketetapan yang telah disepakati.

e. Tata Tertib Persidangan.

f. Draf Materi Sidang merupakan kumpulan materi yang akan dibahas dalam persidangan (agenda).

g. Ketetapan atau Konsideran merupakan bukti secara tertulis dari berbagai ketetapan yang telah dihasilkan.

3. Jenis – Jenis Pimpinan Sidang

a. Pimpinan Sidang Pleno adalah pimpinan sidang yang bertugas memimpin dan mengatur jalannya sidang pleno.

b. Pimpinan Sidang Komisi adalah pimpinan sidang yang bertugas memimpin dan mengatur jalannya sidang komisi.

c. Pimpinan Sidang Sub komisi adalah pimpinan sidang yang bertugas memimpin dan mengatur jalannya sidang sub komisi.

4. Interupsi

Secara terminologi interupsi berarti menyela. Kata interupsi hanya dipakai jika peserta sidang ingin menyampaikan perintah, pendapat, solusi, informasi dll pada saat sedang terjadi sebuah perdebatan atau diskusi karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.

a.   Macam-macam interupsi

v  Interupsi point of Previlage, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin minta ijin kepada pimpinan sidang untuk melakukan hal –hal yang sifatnya pribadi. Misalnya ijin keluar.

v  Interupsi point of Information, bentuk interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (misalnya informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (misalnya situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).

v  Interupsi point of Order, bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan atau perintah kepada pimpinan sidang dan atau peserta sidang yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Misalnya saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bisa.

v  Interupsi point of Justification, merupakan interupsi yang digunakan untuk menguatkan pendapat sebelumnya.

v  Interupsi point of Clarification, bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi atau pelurusan terhadap suatu pendapat pernyataan atau informasi peserta siding lainnya agar tidak terjadi penangkapan bisa ketika seseorang memberikan tanggapan.

v  Interupsi point of Solution, merupakan interupsi yang digunakan jika peserta sidang ingin menyampaikan atau menawarkan suatu solusi.

v  Interruption of explanation, bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.

v  Interruption of personal, bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.

b. Pelaksanaan Interupsi

v  Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah pendapat ijin dari Presidium Sidang.

v Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan

v Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang.

5. Teknik Penggunaan Palu Sidang

a. Ketukan 3 X dipakai untuk :

v  Membuka sidang

v  Menutup sidang

v  Menetapkan suatu ketetapan atau konsideran /mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.

b. Ketukan 2 X dipakai untuk :

v  Menetapakan break (skorsing, pending atau lobiying), jika menggunakan perkalian dua. Bisaanya untuk waktu yang lama seperti istirahat, lobying, sembahyang,makan. Contoh break 2 x 5 menit.

c. Ketukan 1 X dipakai untuk :

v  Memindahkan palu sidang

v  Menerima palu sidang

v  Keputusan tiap point

v  Menetapkan break, jika menggunakan perkalian satu. Bisaanya untuk waktu yang tidak lama dan tidak menuntut peserta sidang untuk meninggalkan tempat persidangan. Contoh break 1 X 5 menit.

v  Peninjauan Kembali (PK) atau mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

d. Ketukan tak beraturan,

v  Dipakai untuk memperingatkan peserta sidang jika peserta sedang gaduh atau ramai.

Sebenarnya tidak ada ketentan baku mengenai ketukan palu sidang, data diatas adalah ketentuan yang paling banyak digunakan dalam organisasi. Di beberapa organisasi menggunakan satu ketukan untuk membuka sidang dan dua kali untuk dan memindahkan palu sidang.

6. Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang

a. Membuka sidang

“Dengan pertolongan Allah Bapa, Putera dan Roh Kudus, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok.

b. Menutup sidang

“Dengan mengucap ucapan syukur kepada Allah Bapa, Putera dan Roh Kudus, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok

c. Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.

d. Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok

e. Menskorsing sidang

“Dengan ini sidang saya skorsing selama 2 X 15 menit” tok……….tok.

f. Mencabut skorsing

“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok..

g. Memberi peringatan kepada peserta siding: Tok, tok, tok, tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

7. Quorum dan Pengambilan Keputusan

Quorum adalah batas jumlah peserta dimana suatu sidang dinyatakan sah dan dapat mengambil suatu keputusan.

a. Persidangan dinya$takan sah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftarpada Panitia (OC).

b. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak(½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan.

c. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelumdilakukan pemungutan suara ulang.

8. Aturan personalia sidang

a. Peserta
Hak peserta penuh:

v  Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

v  Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan

v  Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan

v  Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

Kewajiban peserta:

v  Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

v  Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

b. Peserta Peninjau

Hak Peninjau:

v  Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaranlisan maupun tertulis.

Kewajiban Peninjau:

v Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

v Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

c. Presidium Sidang

v  Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah atau pengurus apabila tidak membentuk kepanitiaan.

v  Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan sesuai agenda berdasarkan Tata Tertib Persidangan yang disepakati peserta.

v  Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan. Memimpin dan mengarahkan sidang agar berjalan sesuai agenda dan tata tertib .

v  Presidium Sidang harus mengambil kesimpulan dari setiap usulan, masukan dan saran peserta sidang untuk menetapkan keputusan.

9. Tata Tertib

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.

10. Sanksi

Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan sesuai dengan tata tertib yang telah disepakati.

11. Beberapa Istilah dalam Sidang

1. Skorsing, ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.

2. Pending, penundaan untuk melakukan lobiying.

3. Lobiying, ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan.

MANAJEMEN KONFLIK

1. Merencanakan konflik yang sehat. Segala sesuatu pasti ada hikmahnya, demikian pula dengan berkonflik. Ambil sisi positif dalam setiap konflik yang telah terjadi, bagaimanapun juga mereka adalah bagian dari kehidupan kita.
2. Tetapkan aturan main. Seperti layaknya sebuah “perang’’, berkonflik juga perlu ada aturan mainnya. Jika suara sudah mulai meninggi,hati mulai panas, detak jantung makin cepat, dan semuanya sudah di luar kontrol, ambil waktu untuk beristirahat sejenak. Berdoalah supaya TUHAN menenangkan kita.
3. Fokus pada pemecahan masalah. Bantulah yang lain mengerti pandangan kita namun tetap menghargai hak mereka untuk berbicara. Ingatlah bahwa kita sering berbicara tentang kebenaran menurut kita padahal anggota yang lain punya pandangan yang berbeda, kebenaran versi mereka. Tetap focus pada masalahnya, bukan pada pribadi yang berdebat dengan kita.
4. Kompromi dengan solusi. Bersiap untuk mengalah jika kita memang salah. Yang penting bukanlah memenangkan pendapat kita melainkan menyelamatkan hubungan kita.
5. Selalu ada hari esok. Hendaknya kita selalu ingat dampak dari perkataan dan tindakan kita dalam jangka waktu panjang. Saling memaksakan kehendak malah akan menghancurkan.
6. Dibutuhkan nasehat untuk konflik yang selalu berulang. Jika kita membutuhkan pendapat netral dari pihak ketiga, mintalah pada orang dekat yang kita percaya dapat berpendapat seobjektif mungkin.
7. Perbaikan diri. Setiap orang harus merenunngkan kembali terhadap setiap konflik yang telah terjadi. Ini akan membuat konflik berikutnya lebiih baik lagi.

Konflik memang tidak dapat dihindari tetapi selallu ada cara untuk mengelolanya dengan sehat sehingga dapat menguntungkan.

(Harry R. Jackson, Jr.)

“Membelakangi suatu persoalan akan membawa anda berhadap- hadapan muka dengan persoalan yang lain lagi’’.
(Ministry)

When you have a problem, instead of saying; “Oh my God………. I have a big problem”. Say; “Hy problem I have a big God………!”
(Author Unkown)

TEKNIK PENYUSUNAN PROPOSAL

A. PENDAHULUAN
Program atau proyek selalu dimulai dengan suatu perencanaan yang seksama dalam bentuk pedoman kegiatan yang disusun secara logis dan sistematis. Perencanaan program yang berisi serentetan petunjuk/pedoman dalam melaksanakan seluruh kegiatan biasanya tertuang dalam dua bentuk, yaitu Proposal dan Desain / Kerangka Acuan Program

B. PENGERTIAN PROPOSAL

Proposal berasal dari bahasa Inggris, “propose” yang artinya usul, mengemukakan sebuah usul atau tawaran, lamaran, pinangan. Proposal menurut James A. Black dan Dean J. Champion adalah pertanyaan singkat perihal yang akan dilakukan. Isinya antara lain tujuan penggarapan hal tersebut, dasar-dasar masalah, kegunaan, metodologi dan anggaran.

Menyusun proposal memiiliki pengertian mempersiapkan usulan suatu aktivitas dalam bentuk perencanaan menyeluruh. Dengan membaca proposal, diharapkan seseorang dapat mengetahui secara jelas rencana aktivitas atau kegiatan yang akan diselenggarakan oleh pembuatnya.

Proposal digunakan untuk mengkomunikasikan sebuah program tertentu kepada pihak lain. Proposal merupakan sebuah gambaran yang utuh tentang rencana kegiatan yang akan dilakukan, oleh karena itu proposal harus mengandung informasi se-detail mungkin, sehingga orang yang membaca tidak menyisakan sebuah pertanyaan.
Proposal atau usulan kegiatan hendaknya disusun secara sistematis, menarik dan realistis. Artinya proposal tersebut dapat menjelaskan maksud kegiatan dan tujuannya serta bagaimana cara mewujudkannya. Bentuknya singkat, terperinci dan dapat mendorong yang membaca untuk mendukung baik moril maupun materiil.

C. JENIS DAN MANFAAT

Berdasarkan pembuatnya, pada umumnya jenis proposal kegiatan organisasi dapat dibedakan menjadi:
1. Proposal Pengurus. Proposal yang dibuat oleh Pengurus dalam menyelenggarakan kegiatan yang tidak memerlukan suatu kepanitiaan.
2. Proposal Panitia. Proposal yang dibuat oleh suatu kepanitiaan yang ditunjuk oleh Pengurus guna menyelenggarakan kegiatan tertentu.

Adapun manfaat yang diperoleh dengan menyusun dan mengajukan proposal antara lain adalah:
1. meyakinkan agar program memperoleh dukungan dari donator, Lembaga Dana, dermawan, lembaga pemerintah, Perusahaan , alumni, dan lain-lain ,
2. dapat memberi gambaran kegiatan yang akan diselenggarakan,
3. menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui mengapa kegiatan tersebut harus dilaksanakan,
4. Menjadi rencana yang memberi arah bagi Pengurus atau Panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut sehingga membantu memudahkan tim pelaksana dalam melaksanakan kegiatan/program,

D. BENTUK DAN ISI

Proposal organisasi bisa dibuat dalam bentuk buku atau beberapa helai lembaran kertas. Penampilannya dapat berupa kertas putih, kertas berwarna ataupun hasil cetakan (printing) dengan gambar warna-warni. Secara umum, bentuknya disesuaikan dengan jenis kegiatan yang akan diselenggarakan.

Untuk proposal program tahunan yang dibuat oleh Pengurus, sebaiknya mencerminkan perencanaan kegiatan dalam satu tahun yang merupakan hasil Rapat Kerja. Proposal ini dapat berbentuk sebuah buku atau jilidan yang berisi: cover, judul, kata pengantar, daftar isi, profil lembaga, kepengurusan, badan hukum (bila ada), track record kegiatan, rencana kegiatan dan anggaran tahun (akan) berjalan dan bio data beberapa pengurus inti. Bilamana perlu, sertakan foto-foto kegiatan, dokumen-dokumen rekomendasi, asosiasi dan penghargaan.

Ada banyak macam proposal, misalnya : Proposal Usaha, Proposal Kerjasama, Proposal Kegiatan, dll. Tidak ada keseragaman format maupun isi proposal program. Namun agar kita memperoleh sedikit gambaran yaitu tentang bagian-bagian Proposal.
Karea proposal pada sisi yang lain juga dianggap sebagai desain suatu program, atau kegiatan, maka dasar dari sebuah proposal adalah yang dalam manajemen diistilahkan sebagai 5 W + 1 H, (What, Why, Who, Whom, Whwn) + How. Adapun Proposal yang baik seharusnya mengandung informasi – informasi sebagai berikut

1. Kepala Proposal
Merupakan awal proposal yang dilihat oleh para pembaca. Dibuat cukup menarik dengan huruf capital letter berukuran besar, lebih besar dari yang lain. Cukup ditulis dalam kata-kata “PROJECT PROPOSAL” atau “PROPOSAL KEGIATAN” atau “PROPOSAL” atau “USULAN KEGIATAN” dan lain sebagainya.

2. Nama Kegiatan
Setiap Organisasi yang merencanakan sebuah kegiatan harus membuat “Nama nama” dari kegiatan, atau acara yang akan dilaksanakannya. Nama tersebut merupakan judul kegiatan dan menunjukkan kegiatan yangakan dilaksanakan. Nama kegiatan menjadi penting untuk membedakan antara sebuah kegiatan dengan kegiatan lainnya. Nama kegiatan diusahakan dibuat semenarik mungkin, jika perlu dengan kalimat mengundang keinginan orang untuk mengetahui lebih banyak lagi kegiatan tersebut. Misalnya “Latihan Dasar Kepemimpinan” , “Re-Treat”, “PMK Justice Cup” dll.

3. Tema Kegiatan
Tema kegiatan biasanya merupakan suatu gambaran umum dari kegiatan sesuai dengan momentum pelaksanaannya. Dalam tema ini pula secara eksplisit/implisit visi dari kegiatan atau program itu. Ditulis isu sentral yang ingin diwujudkan / dikumandangkan, misalnya: “Pemimpin berkarakter Kistus”. Tema merupakan semangat dari upaya penyelenggaraan kegiatan. Tema harus disusun dengan bahasa yang singkat paadat dan jelas.

4. Latar Belakang/Pendahuluan
Latar belakang/pendahuluan berisi pokok-pokok pikiran yang melatar-belakangi penyelenggaraan kegiatan tersebut. Bagian ini amat berperan penting dalam memberikan informasi apa sebenarnya latar belakang pemikiran yang mendasari pelaksanaan disebuah kegiatan, bagian ini biasanya filosofis dan ilmiah.Jika sebuah kegiatan dirancang untuk kegiatan Ilmiah, seperti “Seminar, Simposium, Diskusi, dll” maka latar belakang pemikiran berisi apa dasar atau landasan filosofis yang mendasari dipilihnya tema kegiatan tersebut. Dalam beberapa proposal yang dirancang untuk kegiatan serius, landasan pemikiran bahkan mirip dengan makalah, lengkap dengan catatan kaki dan referensi. Jadi latar belakang bukan saja berisi pemikiran yang mendasari terlaksananya kegiatan, tetapi juga tema dari kegiatan tersebut. Serius tidaknya sebuah kegiatan, biasanya dapat ditentukan dari serius tidaknya latar belakang pemikiran yang dibuat oleh perancang kegiatan.
Tetapi hal yang paling mendasar dalam “dasar pemikiran” adalah untuk menjawab pertanyaan mengapa kegiatan itu dilaksanakan. Pendeknya dasar pemikiran itu untuk menjawab pertanyaan “Why”.
Latar belakang disampaikan dengan bahasa yang menarik, logis dan argumentatif untuk meyakinkan pembaca bahwa rencana kegiatan tersebut memang patut diselenggarakan.


5. Landasan Kegiatan
Pada bagian ini diharapkan kegiatan yang akan dilakukan adalah dari pihak program organisasi/kebutuhan organisasi dari Devisi/Departemen dibawahnya, juga harus diuraikan landasan atau konstitusi (misalnya: Alkitab, UUD, AD/ART, dll) yang memperkuat kegiatan itu dilaksanakan.

6. Tujuan
Bagian ini menjelaskan apa tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan. Tujuan juga bisa dibedakan dalam “Tujuan Umum” dan “Tujuan Khusus”. Tujuan Umum adalah tujuan secara umum yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan, mengenai masalah-masalah yang bersifat makro atau merupakan tujuan yang tertuang dalam AD/ART organisasi misalnya: Meningkatkan Skill managemen Organisasi. Sedangkan tujuan Khusus adalah yang bersifat mikro atau lebih teknis yang merupakan “terusan “ dari tujuan yang makro tersebut. Dengan asumsi tujuan umum diatas (meningkatkan skill managemen Organisasi), maka tujuan khusus bisa berupa: meningkatkan Kemampuan Komputer, Administrasi.

7. Target
Menunjukkan target (sasaran) kegiatan yang akan deselenggarakan. Dengan menyelenggarakan kegiatan tersebut diharapkan diperoleh hasil-hasil nyata. Tujuan bersifat abstrak sedangkan target lebih bersifat konkret Target boleh dicantumkan lebih dari satu.

8. Bentuk Kegiatan/ Program
Sebuah nama kegiatan tertentu terdiri dari beberapa item kegiatan, Misalnya, nama kegiatan: Harlah IPNU, bisa berbentuk rangkaian kegiatan sebagai berikut:
a. Seminar
b. Parade Seni
c. Pengajian Akbar
d. Lomba-lomba
e. Pelatihan
f. Dll
Kegiatan-kegiatan tersebut dijelaskan dengan detail, tanpa ada yang tersisa

9. Materi/Acara.
Jika materi kegiatan yang berbentuk ilmiah, materi-materi harus disebutkan secara rinci. Sebuah pelatihan kader, misalnya, tentu saja terdiri dari beberapa materi. Setiap materi memiliki kisi-kisi yang bertujuan untuk mengarahkan materi dalam fokus yang jelas, materi dan kisi-kisi berfungsi sebagai “rambu-rambu” dalam kegiatan tersebut. Jika berbentuk seminar, jelaskan juga materi-materi dan kisi-kisi atau tujuan dan sasaran kegiatan atau program tersebut secara terstruktur.

10. Nara Sumber
Bagian ini menerangkan siapa yang diundang sebagai nara sumber dalam kegiatan tersebut, sesuaikan materi dengan nara sumbernya, juga perlu dicantumkan namanya serta gelar dari nara sumber tersebut.
10. Sasaran / peserta
Yang kami maksudkan disini adalah untuk siapa kegiatan atau program tersebut dilaksanakan. Perlu juga dicantumkan disini adalah berapa jumlah dari peserta.

11. Waktu
Memberi gambaran kapan kegiatan tersebut akan diselenggarakan. Bila perlu dilengkapi dengan Time Schedule kegiatan secara kronologis.

12. Tempat
Memberi gambaran dimana kegiatan tersebut akan diselenggararakan. Bila perlu dapat dibuatkan denah (peta) lokasi pelaksanaan kegiatan yang direncanakan oleh penyelenggara..

13. Organisasi/Panitia Pelaksana
Bagian ini mencantumkan nama lembaga yang bertanggungjawab dalam kegiatan tersebut. Kemudian sebutkan Organisasi pelaksananya atau yang lazim kita sebut Panitia, kepanitiaan biasanya terdiri dari dua (2) unsur yaitu:

a. Panitia Pengarah atau Steering Committee (SC) yang bertugas membuat kebijakan seputar materi kegiatan, atau konsep Dasar pelaksanaan kegiatan.
b. Panitia Pelaksana atau Organizing Committee (OC) yang bertugas dalam hal-hal yang bersifat operasional, biasanya terdiri dari Panitia Paniti (Ketua, Sekretaris, Bendahara) dan Seksi-seksi, Divisi-divisi atau Bidang-bidang.
Daftar nama Panitia tersebut dicantumkan pada lembaran tersendiri atau sebagian lampiran.

14. Lain-lain
Bila diperlukan dapat disertakan format-format atau gambar-gambar yang memperjelas rencana kegiatan tersebut.

15. Anggaran
Biasanya kegiatan ini terdiri dari : anggaran dana dan sumber-sumber pendanaan. Tuliskan berapa jumlah dana yang diperlukan secara keseluruhan. Sedangkan mengenai perincian kebutuhannya biasanya ditulis dalam lampiran proposal. Adapun sumber pendanaan juga ditulis sesuai dengan kebijakan organisasi pelaksana kegiatan, misalnya : kas organisasi/subsidi pengurus, sponsor, donator, bantuan yang tidak mengikat, dll.

Usahakan dalam menyusun anggaran biaya kegiatan penggunaan dan alokasi dana disebutkan secara rinci, jangan terlalu global, dicantumkan juga dari mana kira-kira anggaran tersebut diperoleh, perlu diingat jangan mencantumkan “biaya tak terduga” karena hal itu menunjukkan kurangnya sifat profesionalitas pembuat proposal. Penggunaan dan alokasi disusun secara seimbang dan diperinci secara detail.
Salah satu kecenderungan kita dalam membuat proposal adalah kita me”mark up” anggaran sebuah program atau kegiatan. Itu juga menunjukkan bahwa kita telah melakukan kebohongan tentang data anggaran. Yang lebih bijak adalah menunjukkan apa adanya tentang anggaran riil kegiatan.

16. Konfirmasi/Kontak person
Maksudnya adalah orang/ atau pihak yang dapat dihubungi secara langsung untuk program atau kegiatan tersebut. dapat dicantumkan nomor telepon, nomor HP, atau e-mail.

17. Penutup
Bagian ini menjadi ringkasan rencana kegiatan dan tekad untuk mewujudkan aktivitas yang telah disusun dan harapan dukungan dan partisipasi pihak-pihak yang terkait dan bersimpati demi terlaksananya kegiatan tersebut.
Bagian akhir proposal ditandatangani oleh panitia dan diketahui oleh pengurus organisasi, sedangkan lampiran anggaran dana biasanya ditandatangani oleh bendahara. Tanda tangan dan stempel harus asli, bukan foto copy.

18. Lampiran Proposal
Untuk menguatkan proposal bisa disertakan lampiran yang memberi dukungan, dapat berupa: surat-surat rekomendasi, panitia pelaksana, lampiran detail anggaran, dokumen-dokumen, gambar-gambar dan lain sebagainya.

E. TEKNIK MENYUSUN PROPOSAL

Proposal disusun sebelum suatu kegiatan dilaksanakan dan dibuat sedemikian rupa agar mudah dipahami oleh orang-orang yang membacanya. Berikut ini langkah-langkah menyusun proposal untuk kegiatan
1. Menunjuk seseorang atau beberapa orang yang memiliki keahlian sebagai penyusun proposal.
2. Sebaiknya orang tersebut memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang akan diselenggarakan.
3. Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, dan selanjutnya membuat Draft Proposal.
4. Draft proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas, direvisi dan disetujui.
5. Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
6. Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju, baik internal maupun eksternal.


F. HAL – HAL YANG DIPERLUKAN DALAM PROPOSAL

1. Surat Permohonan Bantuan Dana
Surat ini tidak menyatu dengan proposal, dalam arti pisah dan tersendiri kemudian surat itu dimasukkan dalam amplop.

2. Surat Tanda Terima
Sebagai bukti bahwa Proposal sudah diterima, maka harus ada tanda terimanya.

3. Kwitansi
Kwitansi diperlukan untuk tanda bukti pembayaran/dana yang telah diterima, kwitansi tersebut ditanda tangani oleh Ketua Pelaksana dan di stempel

G. TEKNIK PENDISTRIBUSIAN
Teknik pendistribusian adalah bagaimana proposal itu tepat sasaran , sampai kepada yang dituju. Yang dituju tersebut bisa lembaga, person, atau Perusahaan, atau lembaga negara. Ada beberapa hal yang ingin kami kemukakan:
1. Usahakan bahwa proposal tersebut betul-betul sampai kepada sasaran. Artinya model-model menitipkan proposal pada orang lain sebenarnya sangat riskan untuk dilakukan kecuali pada saat-saat khusus.
2. Untuk waktu pendistribusian usahakan jangan terlalu mepet dari acara. Sehingga lembaga ata yang dituju bisa berfikir terlebih dulu tentang acara tersebut.

3. Kecerdasan membaca situasi sangat diperlukan dalam pendistribusian proposal. Maksudnya biasanya terkait dengan perseorangan misalkan seperti ini ada waktu ketika panennya melimpah, gajian, dst orang tersebut akan lebih mudah untuk membantu kegiatan yang dirancang. Proposal itu tidak harus dicairkan dalam bentuk uang cash. Hasilnya dapat berbentuk material, dukungan konsumsi, dan lain sebagainya. Dan kecerdasan kita dalam membaca situasi sangat dibutuhkan dalam hal ini.

4. Teknik meloby sangat dibutuhkan dalam pendistribusian proposal.

5. Usahakan bahwa proposal yang dikirimkan yang tidak bisa langsung dijawab, memang betul-betul dikonfirmasi ulang. Ini juga merupakan bentuk pertanggung jawaban kita dari program-program atau kegiatan kita pada masa yang akan datang.

6. PENUTUP
Demikianlah cara menyusun proposal organisasi Islam pada umumnya. Tentu saja dapat dibuat dalam format lain yang lebih baik dan mendetail serta lebih menarik, sesuai dengan kebiasaan dan jenis kegiatannya. Tidak semua isi proposal sebagaimana disebutkan di atas dicantumkan seluruhnya dalam setiap pembuatan proposal. Hanya hal-hal yang diperlukan saja yang patut untuk dicantumkan agar proposal yang disusun aktual dan realistis.