TEKNIK PENYUSUNAN PROPOSAL

A. PENDAHULUAN
Program atau proyek selalu dimulai dengan suatu perencanaan yang seksama dalam bentuk pedoman kegiatan yang disusun secara logis dan sistematis. Perencanaan program yang berisi serentetan petunjuk/pedoman dalam melaksanakan seluruh kegiatan biasanya tertuang dalam dua bentuk, yaitu Proposal dan Desain / Kerangka Acuan Program

B. PENGERTIAN PROPOSAL

Proposal berasal dari bahasa Inggris, “propose” yang artinya usul, mengemukakan sebuah usul atau tawaran, lamaran, pinangan. Proposal menurut James A. Black dan Dean J. Champion adalah pertanyaan singkat perihal yang akan dilakukan. Isinya antara lain tujuan penggarapan hal tersebut, dasar-dasar masalah, kegunaan, metodologi dan anggaran.

Menyusun proposal memiiliki pengertian mempersiapkan usulan suatu aktivitas dalam bentuk perencanaan menyeluruh. Dengan membaca proposal, diharapkan seseorang dapat mengetahui secara jelas rencana aktivitas atau kegiatan yang akan diselenggarakan oleh pembuatnya.

Proposal digunakan untuk mengkomunikasikan sebuah program tertentu kepada pihak lain. Proposal merupakan sebuah gambaran yang utuh tentang rencana kegiatan yang akan dilakukan, oleh karena itu proposal harus mengandung informasi se-detail mungkin, sehingga orang yang membaca tidak menyisakan sebuah pertanyaan.
Proposal atau usulan kegiatan hendaknya disusun secara sistematis, menarik dan realistis. Artinya proposal tersebut dapat menjelaskan maksud kegiatan dan tujuannya serta bagaimana cara mewujudkannya. Bentuknya singkat, terperinci dan dapat mendorong yang membaca untuk mendukung baik moril maupun materiil.

C. JENIS DAN MANFAAT

Berdasarkan pembuatnya, pada umumnya jenis proposal kegiatan organisasi dapat dibedakan menjadi:
1. Proposal Pengurus. Proposal yang dibuat oleh Pengurus dalam menyelenggarakan kegiatan yang tidak memerlukan suatu kepanitiaan.
2. Proposal Panitia. Proposal yang dibuat oleh suatu kepanitiaan yang ditunjuk oleh Pengurus guna menyelenggarakan kegiatan tertentu.

Adapun manfaat yang diperoleh dengan menyusun dan mengajukan proposal antara lain adalah:
1. meyakinkan agar program memperoleh dukungan dari donator, Lembaga Dana, dermawan, lembaga pemerintah, Perusahaan , alumni, dan lain-lain ,
2. dapat memberi gambaran kegiatan yang akan diselenggarakan,
3. menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui mengapa kegiatan tersebut harus dilaksanakan,
4. Menjadi rencana yang memberi arah bagi Pengurus atau Panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut sehingga membantu memudahkan tim pelaksana dalam melaksanakan kegiatan/program,

D. BENTUK DAN ISI

Proposal organisasi bisa dibuat dalam bentuk buku atau beberapa helai lembaran kertas. Penampilannya dapat berupa kertas putih, kertas berwarna ataupun hasil cetakan (printing) dengan gambar warna-warni. Secara umum, bentuknya disesuaikan dengan jenis kegiatan yang akan diselenggarakan.

Untuk proposal program tahunan yang dibuat oleh Pengurus, sebaiknya mencerminkan perencanaan kegiatan dalam satu tahun yang merupakan hasil Rapat Kerja. Proposal ini dapat berbentuk sebuah buku atau jilidan yang berisi: cover, judul, kata pengantar, daftar isi, profil lembaga, kepengurusan, badan hukum (bila ada), track record kegiatan, rencana kegiatan dan anggaran tahun (akan) berjalan dan bio data beberapa pengurus inti. Bilamana perlu, sertakan foto-foto kegiatan, dokumen-dokumen rekomendasi, asosiasi dan penghargaan.

Ada banyak macam proposal, misalnya : Proposal Usaha, Proposal Kerjasama, Proposal Kegiatan, dll. Tidak ada keseragaman format maupun isi proposal program. Namun agar kita memperoleh sedikit gambaran yaitu tentang bagian-bagian Proposal.
Karea proposal pada sisi yang lain juga dianggap sebagai desain suatu program, atau kegiatan, maka dasar dari sebuah proposal adalah yang dalam manajemen diistilahkan sebagai 5 W + 1 H, (What, Why, Who, Whom, Whwn) + How. Adapun Proposal yang baik seharusnya mengandung informasi – informasi sebagai berikut

1. Kepala Proposal
Merupakan awal proposal yang dilihat oleh para pembaca. Dibuat cukup menarik dengan huruf capital letter berukuran besar, lebih besar dari yang lain. Cukup ditulis dalam kata-kata “PROJECT PROPOSAL” atau “PROPOSAL KEGIATAN” atau “PROPOSAL” atau “USULAN KEGIATAN” dan lain sebagainya.

2. Nama Kegiatan
Setiap Organisasi yang merencanakan sebuah kegiatan harus membuat “Nama nama” dari kegiatan, atau acara yang akan dilaksanakannya. Nama tersebut merupakan judul kegiatan dan menunjukkan kegiatan yangakan dilaksanakan. Nama kegiatan menjadi penting untuk membedakan antara sebuah kegiatan dengan kegiatan lainnya. Nama kegiatan diusahakan dibuat semenarik mungkin, jika perlu dengan kalimat mengundang keinginan orang untuk mengetahui lebih banyak lagi kegiatan tersebut. Misalnya “Latihan Dasar Kepemimpinan” , “Re-Treat”, “PMK Justice Cup” dll.

3. Tema Kegiatan
Tema kegiatan biasanya merupakan suatu gambaran umum dari kegiatan sesuai dengan momentum pelaksanaannya. Dalam tema ini pula secara eksplisit/implisit visi dari kegiatan atau program itu. Ditulis isu sentral yang ingin diwujudkan / dikumandangkan, misalnya: “Pemimpin berkarakter Kistus”. Tema merupakan semangat dari upaya penyelenggaraan kegiatan. Tema harus disusun dengan bahasa yang singkat paadat dan jelas.

4. Latar Belakang/Pendahuluan
Latar belakang/pendahuluan berisi pokok-pokok pikiran yang melatar-belakangi penyelenggaraan kegiatan tersebut. Bagian ini amat berperan penting dalam memberikan informasi apa sebenarnya latar belakang pemikiran yang mendasari pelaksanaan disebuah kegiatan, bagian ini biasanya filosofis dan ilmiah.Jika sebuah kegiatan dirancang untuk kegiatan Ilmiah, seperti “Seminar, Simposium, Diskusi, dll” maka latar belakang pemikiran berisi apa dasar atau landasan filosofis yang mendasari dipilihnya tema kegiatan tersebut. Dalam beberapa proposal yang dirancang untuk kegiatan serius, landasan pemikiran bahkan mirip dengan makalah, lengkap dengan catatan kaki dan referensi. Jadi latar belakang bukan saja berisi pemikiran yang mendasari terlaksananya kegiatan, tetapi juga tema dari kegiatan tersebut. Serius tidaknya sebuah kegiatan, biasanya dapat ditentukan dari serius tidaknya latar belakang pemikiran yang dibuat oleh perancang kegiatan.
Tetapi hal yang paling mendasar dalam “dasar pemikiran” adalah untuk menjawab pertanyaan mengapa kegiatan itu dilaksanakan. Pendeknya dasar pemikiran itu untuk menjawab pertanyaan “Why”.
Latar belakang disampaikan dengan bahasa yang menarik, logis dan argumentatif untuk meyakinkan pembaca bahwa rencana kegiatan tersebut memang patut diselenggarakan.


5. Landasan Kegiatan
Pada bagian ini diharapkan kegiatan yang akan dilakukan adalah dari pihak program organisasi/kebutuhan organisasi dari Devisi/Departemen dibawahnya, juga harus diuraikan landasan atau konstitusi (misalnya: Alkitab, UUD, AD/ART, dll) yang memperkuat kegiatan itu dilaksanakan.

6. Tujuan
Bagian ini menjelaskan apa tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan. Tujuan juga bisa dibedakan dalam “Tujuan Umum” dan “Tujuan Khusus”. Tujuan Umum adalah tujuan secara umum yang ingin dicapai oleh sebuah kegiatan, mengenai masalah-masalah yang bersifat makro atau merupakan tujuan yang tertuang dalam AD/ART organisasi misalnya: Meningkatkan Skill managemen Organisasi. Sedangkan tujuan Khusus adalah yang bersifat mikro atau lebih teknis yang merupakan “terusan “ dari tujuan yang makro tersebut. Dengan asumsi tujuan umum diatas (meningkatkan skill managemen Organisasi), maka tujuan khusus bisa berupa: meningkatkan Kemampuan Komputer, Administrasi.

7. Target
Menunjukkan target (sasaran) kegiatan yang akan deselenggarakan. Dengan menyelenggarakan kegiatan tersebut diharapkan diperoleh hasil-hasil nyata. Tujuan bersifat abstrak sedangkan target lebih bersifat konkret Target boleh dicantumkan lebih dari satu.

8. Bentuk Kegiatan/ Program
Sebuah nama kegiatan tertentu terdiri dari beberapa item kegiatan, Misalnya, nama kegiatan: Harlah IPNU, bisa berbentuk rangkaian kegiatan sebagai berikut:
a. Seminar
b. Parade Seni
c. Pengajian Akbar
d. Lomba-lomba
e. Pelatihan
f. Dll
Kegiatan-kegiatan tersebut dijelaskan dengan detail, tanpa ada yang tersisa

9. Materi/Acara.
Jika materi kegiatan yang berbentuk ilmiah, materi-materi harus disebutkan secara rinci. Sebuah pelatihan kader, misalnya, tentu saja terdiri dari beberapa materi. Setiap materi memiliki kisi-kisi yang bertujuan untuk mengarahkan materi dalam fokus yang jelas, materi dan kisi-kisi berfungsi sebagai “rambu-rambu” dalam kegiatan tersebut. Jika berbentuk seminar, jelaskan juga materi-materi dan kisi-kisi atau tujuan dan sasaran kegiatan atau program tersebut secara terstruktur.

10. Nara Sumber
Bagian ini menerangkan siapa yang diundang sebagai nara sumber dalam kegiatan tersebut, sesuaikan materi dengan nara sumbernya, juga perlu dicantumkan namanya serta gelar dari nara sumber tersebut.
10. Sasaran / peserta
Yang kami maksudkan disini adalah untuk siapa kegiatan atau program tersebut dilaksanakan. Perlu juga dicantumkan disini adalah berapa jumlah dari peserta.

11. Waktu
Memberi gambaran kapan kegiatan tersebut akan diselenggarakan. Bila perlu dilengkapi dengan Time Schedule kegiatan secara kronologis.

12. Tempat
Memberi gambaran dimana kegiatan tersebut akan diselenggararakan. Bila perlu dapat dibuatkan denah (peta) lokasi pelaksanaan kegiatan yang direncanakan oleh penyelenggara..

13. Organisasi/Panitia Pelaksana
Bagian ini mencantumkan nama lembaga yang bertanggungjawab dalam kegiatan tersebut. Kemudian sebutkan Organisasi pelaksananya atau yang lazim kita sebut Panitia, kepanitiaan biasanya terdiri dari dua (2) unsur yaitu:

a. Panitia Pengarah atau Steering Committee (SC) yang bertugas membuat kebijakan seputar materi kegiatan, atau konsep Dasar pelaksanaan kegiatan.
b. Panitia Pelaksana atau Organizing Committee (OC) yang bertugas dalam hal-hal yang bersifat operasional, biasanya terdiri dari Panitia Paniti (Ketua, Sekretaris, Bendahara) dan Seksi-seksi, Divisi-divisi atau Bidang-bidang.
Daftar nama Panitia tersebut dicantumkan pada lembaran tersendiri atau sebagian lampiran.

14. Lain-lain
Bila diperlukan dapat disertakan format-format atau gambar-gambar yang memperjelas rencana kegiatan tersebut.

15. Anggaran
Biasanya kegiatan ini terdiri dari : anggaran dana dan sumber-sumber pendanaan. Tuliskan berapa jumlah dana yang diperlukan secara keseluruhan. Sedangkan mengenai perincian kebutuhannya biasanya ditulis dalam lampiran proposal. Adapun sumber pendanaan juga ditulis sesuai dengan kebijakan organisasi pelaksana kegiatan, misalnya : kas organisasi/subsidi pengurus, sponsor, donator, bantuan yang tidak mengikat, dll.

Usahakan dalam menyusun anggaran biaya kegiatan penggunaan dan alokasi dana disebutkan secara rinci, jangan terlalu global, dicantumkan juga dari mana kira-kira anggaran tersebut diperoleh, perlu diingat jangan mencantumkan “biaya tak terduga” karena hal itu menunjukkan kurangnya sifat profesionalitas pembuat proposal. Penggunaan dan alokasi disusun secara seimbang dan diperinci secara detail.
Salah satu kecenderungan kita dalam membuat proposal adalah kita me”mark up” anggaran sebuah program atau kegiatan. Itu juga menunjukkan bahwa kita telah melakukan kebohongan tentang data anggaran. Yang lebih bijak adalah menunjukkan apa adanya tentang anggaran riil kegiatan.

16. Konfirmasi/Kontak person
Maksudnya adalah orang/ atau pihak yang dapat dihubungi secara langsung untuk program atau kegiatan tersebut. dapat dicantumkan nomor telepon, nomor HP, atau e-mail.

17. Penutup
Bagian ini menjadi ringkasan rencana kegiatan dan tekad untuk mewujudkan aktivitas yang telah disusun dan harapan dukungan dan partisipasi pihak-pihak yang terkait dan bersimpati demi terlaksananya kegiatan tersebut.
Bagian akhir proposal ditandatangani oleh panitia dan diketahui oleh pengurus organisasi, sedangkan lampiran anggaran dana biasanya ditandatangani oleh bendahara. Tanda tangan dan stempel harus asli, bukan foto copy.

18. Lampiran Proposal
Untuk menguatkan proposal bisa disertakan lampiran yang memberi dukungan, dapat berupa: surat-surat rekomendasi, panitia pelaksana, lampiran detail anggaran, dokumen-dokumen, gambar-gambar dan lain sebagainya.

E. TEKNIK MENYUSUN PROPOSAL

Proposal disusun sebelum suatu kegiatan dilaksanakan dan dibuat sedemikian rupa agar mudah dipahami oleh orang-orang yang membacanya. Berikut ini langkah-langkah menyusun proposal untuk kegiatan
1. Menunjuk seseorang atau beberapa orang yang memiliki keahlian sebagai penyusun proposal.
2. Sebaiknya orang tersebut memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang akan diselenggarakan.
3. Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, dan selanjutnya membuat Draft Proposal.
4. Draft proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas, direvisi dan disetujui.
5. Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
6. Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju, baik internal maupun eksternal.


F. HAL – HAL YANG DIPERLUKAN DALAM PROPOSAL

1. Surat Permohonan Bantuan Dana
Surat ini tidak menyatu dengan proposal, dalam arti pisah dan tersendiri kemudian surat itu dimasukkan dalam amplop.

2. Surat Tanda Terima
Sebagai bukti bahwa Proposal sudah diterima, maka harus ada tanda terimanya.

3. Kwitansi
Kwitansi diperlukan untuk tanda bukti pembayaran/dana yang telah diterima, kwitansi tersebut ditanda tangani oleh Ketua Pelaksana dan di stempel

G. TEKNIK PENDISTRIBUSIAN
Teknik pendistribusian adalah bagaimana proposal itu tepat sasaran , sampai kepada yang dituju. Yang dituju tersebut bisa lembaga, person, atau Perusahaan, atau lembaga negara. Ada beberapa hal yang ingin kami kemukakan:
1. Usahakan bahwa proposal tersebut betul-betul sampai kepada sasaran. Artinya model-model menitipkan proposal pada orang lain sebenarnya sangat riskan untuk dilakukan kecuali pada saat-saat khusus.
2. Untuk waktu pendistribusian usahakan jangan terlalu mepet dari acara. Sehingga lembaga ata yang dituju bisa berfikir terlebih dulu tentang acara tersebut.

3. Kecerdasan membaca situasi sangat diperlukan dalam pendistribusian proposal. Maksudnya biasanya terkait dengan perseorangan misalkan seperti ini ada waktu ketika panennya melimpah, gajian, dst orang tersebut akan lebih mudah untuk membantu kegiatan yang dirancang. Proposal itu tidak harus dicairkan dalam bentuk uang cash. Hasilnya dapat berbentuk material, dukungan konsumsi, dan lain sebagainya. Dan kecerdasan kita dalam membaca situasi sangat dibutuhkan dalam hal ini.

4. Teknik meloby sangat dibutuhkan dalam pendistribusian proposal.

5. Usahakan bahwa proposal yang dikirimkan yang tidak bisa langsung dijawab, memang betul-betul dikonfirmasi ulang. Ini juga merupakan bentuk pertanggung jawaban kita dari program-program atau kegiatan kita pada masa yang akan datang.

6. PENUTUP
Demikianlah cara menyusun proposal organisasi Islam pada umumnya. Tentu saja dapat dibuat dalam format lain yang lebih baik dan mendetail serta lebih menarik, sesuai dengan kebiasaan dan jenis kegiatannya. Tidak semua isi proposal sebagaimana disebutkan di atas dicantumkan seluruhnya dalam setiap pembuatan proposal. Hanya hal-hal yang diperlukan saja yang patut untuk dicantumkan agar proposal yang disusun aktual dan realistis.